Сжечь или закопать: лучшие способы уничтожения документов!

Все документы организации, в соответствии с законом РФ, имеют сроки хранения. Но что делать с ними, когда истекает срок хранения? Продолжать хранить? Или все-таки избавиться от этой макулатуры? Но каким способом, чтобы это было безопасно и не ...

Для тех, кто не является архивным специалистом, поясним: все документы организации, в соответствии с законом РФ "Об архивном деле", имеют сроки хранения. В течение этого периода предприятие обязано хранить документацию и при необходимости предоставлять ее для проверок или по запросам.

Что делать с документами, когда у них истекает срок хранения? Неужели хранить эту макулатуру в офисе? А если не хранить, то куда ее девать и какими способами можно от нее избавиться?

Рассмотрим варианты)))

Выкинуть?

Нельзя, взрослые заругают))) Точнее, информация, содержащаяся в этих документах, может быть найдена и использована третьими лицами (и вряд ли на благо Вашей организации). К тому же, имеется закон о персональных данных (о котором не знает только ленивый), последствия его нарушения ясны и понятны. Люди склонны к любопытству, и то, куда попадут Ваши документы после их путешествия на помойку, абсолютно непредсказуемо.

Сжечь?

При этих словах все представляют себе этакий костер, в который бухгалтер, кадровик и секретарь радостно подкидывают макулатуру)) Однако этот способ уничтожения считается весьма ненадежным (ветер может разнести фрагменты документов, и вся округа будет с интересом вчитываться в перипетии Ваших финансовых дел). Для того чтобы сжигание происходило максимально безопасно, необходимо оборудование (печи), а они имеются у утилизирующих компаний. НО есть весьма весомое НО! За сжигание документов такие подрядчики берут весьма приличные деньги. Если же Вы все-таки

Закопать?

Также в голову приходит эпичная картина бухгалтера в лесу с лопатой))) На самом деле это, конечно, происходит не так. Только поясним: документы организации методом закапывания уничтожать нельзя, т.к. они сохраняют читабельность в течение достаточно долгого времени. Риски очевидны.

Измельчить?

Да, это один из наиболее распространенных способов. Есть офисные шредеры, кстати, процесс заталкивания в них документов и наблюдения за тем, как они превращаются в такие симпатичные ленточки, весьма затягивает и вгоняет в состояние медитации))) Только офисное шредирование имеет невысокую степень секретности. Кроме того, чтобы уничтожить таким способом более 100 кг документации, нужно выделять отдельную штатную единицу.

Профессиональные утилизаторы (в том числе и мы) используют промышленные шредеры, в которых бумага превращается в очень мелкую фракцию, практически в пыль. И восстановить информацию попросту нереально. Как правило, шредирование - услуга платная, но есть плюс: Вы можете присутствовать при процессе и по его завершении получаете Акты об уничтожении, которые необходимы для отчетности в компетентные органы. Степень секретности может быть разной, по Вашему запросу. Цена - от 4 рублей за килограмм и выше, зависит от объема и степени конфиденциальности.

Переработать?

Именно это мы и предлагаем сделать нашим клиентам. Причем, заметьте, безвозмездно, т.е. даром)))

Способ называется гидродинамическим. При данном способе документы загружаются в водную среду и одновременно происходит их разрезание ножами (непосредственно в воде). После такой обработки в течение нескольких часов мы уже не имеем документы - мы имеем жидкую сметану, из которой восстановить информацию не сможет даже Хоттабыч.

Степень конфиденциальности - максимальная. Также предоставляются все акты. За процессом осметанивания Вы также можете наблюдать лично)))

Бонусом - чек-лист для выбора подрядчика на уничтожение документов.

При выборе способа уничтожения и подрядчика обязательно обратите внимание:

1. На прозрачность договора. Должны быть указаны сроки, зафиксирована цена за кг уничтоженных документов, цена вывоза и погрузки, прописана степень секретности, а также ответственность подрядчика в случае ненадлежащего исполнения.

2. На стоимость непосредственно уничтожения, стоимость подготовки актов, а также - включена ли в нее погрузка и транспортировка!

3. Уточните, в каком виде должны быть подготовлены документы. Некоторые компании требуют освободить бумаги от скрепок, скобок, файлов и прочего, иначе документы не примут. Либо они могут сделать это сами, но в таком случае это отразится на цене.

4. Поинтересуйтесь сроками уничтожения. Для конфиденциальности желательно, чтобы документы пошли в утилизацию уже в день вывоза. Так Вы снизите риск утечки информации через грузчика Васю.

Желаем Вам удачи в освобождении от ненужных документов и успехов в использовании появившихся площадей!

Уточнить вопросы по уничтожению документов Вы можете у специалистов по тел. 345 44 12, 8 909 002 99 96 или по электронной почте archive-tkr@mail.ru.

Вся информация о нас и о том, как мы работаем, - на наших сайтах archive-tkr.ru и tkr-ekb.ru.