Мы знаем самый лучший способ избавиться от стресса в Новом 2019 году!

Больше всего в процессе работы мы устаем от авралов. От неожиданных проверок. От утери или порчи важных документов, которые срочно нужны. Советы от "ТКР": Archive Management будут точно полезны тем, кто хочет в Новом 2019 году ...

Первая ошибка, которую часто допускают те, у кого в учреждении нет четкой системы контроля и финансового планирования: отсутствие заблаговременного согласования бюджета / согласование его эпизодическое, что называется, когда петух совершил всем известные действия.

Как это обычно бывает: прибегает к финансовому директору главбух и кричит о проверке, которая будет вот-вот, а для ее прохождения жизненно необходимо выделить деньги на переплет документов или НТО. И ладно, если у организации нет сложной системы согласований расходов или имеются свободные деньги, которые можно потратить на неотложные нужды. А если нет? Кроме того, у архивной компании также может быть достаточно плотный график, и "подвинуть" какого-либо Клиента не представляется возможным. Тогда приходится бухгалтерам или кадровикам, помимо своей основной работы, заниматься систематизацией документов и их прошивкой, разумеется, в свободное от работы время или в ущерб своим прямым обязанностям.

Если у Вас бывают периодические проверки или комиссии, то лучше заранее запланировать бюджет на необходимые действия.заранее, в идеале, заложить его в предыдущем году на год будущий, а там уже распоряжаться им по мере необходимости. Да и встать в график у партнеров-архивистов будет нелишним.

Вторая ошибка: когда каждый отдел планирует закупку одной и той же услуги, не согласовывая друг с другом сроки и объемы работ. В таком случае может возникнуть путаница: когда архивисты выходят на проект, им начинают нести документы буквально отовсюду, как говорится, как данайцы с дарами. Исполнитель не всегда способен разобраться, обработка/переплет документов какого именно отдела входит в объем по данному конкретному договору (в котором, как правило, просто указан перечень работ и количество), и Вы неожиданно можете "поделиться" с коллегами бюджетом своего отдела. И все бы ничего, но ведь Вы-то рассчитываете на определенное количество красивых и готовых к любым испытаниям томов, а получаете их в итоге меньше.

Вывод: перед тем,как размещаться на госзакупках или заключать договор на выполнение работ, обойдите соседние отделы, кому могут быть необходимы схожие услуги и уже запланирован (или даже выделен) бюджет, может быть, лучше объединить силы, чтобы избежать возможных накладок и недоразумений.

Третья ошибка: откладывание выполнения работ на последний момент. Очень часто возникают ситуации, когда, например, бухгалтерия в конце года или квартала так занята отчетами, что напрочь забывает о необходимости архивных работ. И вдруг, буквально за считанные дни до проверки, вспоминает об этом. Увы, еще раз повторим: к сожалению, архивная компания не всегда может в нужный Вам день и час оказаться у Вас и выполнить работы в нереальные сроки. Найдите время чуть заранее, чтобы подготовить договор и запустить процесс обработки - и можно дальше уходить в отчеты. Зато точно в нужный период все будет готово.

Четвертая ошибка. Итак, договор заключен, архивисты готовы выйти в работу, но вот незадача: Вы приготовили небольшое количество документов к обработке или прошивке, полагая, что этого вполне достаточно на первое время - а остальное потом дособираете. Но специалисты работают довольно быстро - и быстро оказываются в простое. И срочно приходится оставлять более важные дела и заниматься сбором документации и передачей ее в обработку. Мы готовы подождать, но зачем Вам лишний раз отвлекаться от работы? Поэтому перед выходом сотрудников архивной компании заранее соберите со всех отделов документы, чтобы больше до окончания работ про них не вспоминать.

Пятая ошибка: частое заблуждение состоит в том, что сотрудничество с профессионалами архивного дела - это очень дорого. На самом деле, действительно, раньше мы предпочитали работать с только большими проектами. Но в течение последнего года-полутора к нам поступает такое количество обращений от компаний с небольшим бюджетом и объемом документооборота, что мы решили пересмотреть свою политику и запустить услугу Мобильный архивариус (или Архивный аутсорсинг). Совсем скоро Вас ждет ее полная презентация, но приоткроем завесу тайны: стоимость комплекса архивных услуг, с лихвой покрывающего потребности небольшого предприятия - от 3 000 р.!

Гораздо дороже Вам будет обходиться содержание штатного архивариуса. А если навязать эту работу другим сотрудникам, то Вы рискуете увеличить текучку персонала. Все-таки наибольшая эффективность достигается тогда, когда каждый занимается своим делом!

Живите без стресса в новом году! Желаем, чтобы он принес только приятные волнения!