Сдаемся в госархив с первого раза: что уточнить до подготовки документов?

Существуют единые методические рекомендации, согласно которым организации должны производить обработку документов и подготовку и для передачи в госархив. Однако практика показывает, что в каждом архиве - свои погремушки. Не зная этого, можно ...

Наш многолетний опыт по передаче в государственные архивы фондов документов ликвидированных предприятий и предприятий-банкротов научил нас многому, и один из основных моментов - учет особенностей конкретного государственного архива (и даже иногда конкретного архивиста!), которые могут изрядно затянуть сроки передачи и лишить Вас большого количества нервных клеток.

Мы не жадные, делимся тем, как набить поменьше шишек:)

Первое, что нужно сделать, когда Вы запустили процесс подготовки передачи фонда в архив, - уточнить, в какой архив Вы будете передаваться и - внимание! - какой архив Вас будет готов принять.

Дело в том, что многие муниципальные и административные архивы переполнены, и площади им не позволяют принимать новые документы. В таком случае нужно будет решать вопрос на уровне областного архивного учреждения и сдаваться туда (либо в один из филиалов).

Рекомендуем заранее понять, какое количество документов Вы будете передавать, хотя бы приблизительно, а также проверить, были ли в штате сотрудники, профессии которых считаются вредными (это важно!). Обязательно уточните, какие именно документы у Вас в наличии!

Будьте готовы ответить на вопросы специалистов архива о специфике предприятия, количестве сотрудников, местонахождении и т.д.

Второе: созвониться с нужным архивом и уточнить, есть ли у них какие-либо особенности формирования и оформления дел.

Безусловно, есть единые методические рекомендации, которые утверждены на федеральном уровне.

Но практика показывает, что нет двух архивов, в которых бы полностью совпадали требования к делам.

Быть может, задав этот общий вопрос, Вы получите исчерпывающий ответ, а возможно, и памятку на электронную почту - ну это прямо идеальный вариант, в нашей практике такое происходило в единичных случаях.

А скорее всего, Вам нужно будет задать конкретные вопросы, которые помогут выявить потенциальные подводные камни.

Итак, по каким пунктам могут отличаться требования госархивов:

Возможно ли формирование личных дел в наряды? Особенно актуально, если дела очень тонкие, и их гораздо удобнее сгруппировать.

Формируются ли тома из копий при отсутствии оригиналов или копии не сдаются вовсе (для управленческой документации).

Как оформляются обложки - вручную или машинописным способом?

Не поверите, некоторые архивы до сих пор требуют только рукописные обложки, а это - дополнительное время. Желательно запросить образец обложки.

Какой вид переплета допускается? Чаще всего это прошивка, но в последнее время многие архивы стали требовать переплет из плотного картона с бумвинилом на корешке. Московские архивы корешок требуют оформлять коленкором.

Если фонд документов большой, то нужно ли оформлять тома в связки или упаковывать в короба?

Мы несколько раз сталкивались с архивами, которые требовали упаковывать тома в короба, причем определенного вида. Об этом лучше знать заранее, чтобы успеть их найти и заказать.

Могут быть и другие расхождения с методическими рекомендациями, мы перечислили основные, которые встречаются наиболее часто.

В любом случае, лучше задавайте вопросы в архив при подготовке документов, чем потом не пройти ЭПК и устранять многочисленные замечания.

А еще проще - отдать подготовку фонда для передачи в госархив профессионалам.

С нами проще, потому что:

процесс обработки у нас отработан настолько, что занимает рекордно короткое время

благодаря большому штату сотрудников можем принять в работу сразу много проектов любого масштаба

мы имеем налаженные отношения с архивами разных регионов и знаем их особенности

мы полностью берем на себя все взаимодействие с архивом, Вам останется только подписать готовые документы и получить акт о приеме фонда на хранение!

А еще у нас деликатные цены и гибкие условия сотрудничества!

Убедитесь сами -http://archive-tkr.ru/peredacha-dokumentov-v-arkhiv